Sử dụng tối ưu hóa ERP để tận dụng tối đa hệ thống hiện tại của bạn

Xem xét về chiều rộng của các tính năng và khả năng, nó rất dễ bỏ lỡ những lợi ích chính mà hệ thống ERP của bạn có thể cung cấp. Hôm nay, chúng tôi đã kéo lại bức màn để giúp bạn tận dụng tối đa phần mềm ERP hiện tại của mình.

Đọc để tìm hiểu các mẹo tối ưu hóa ERP sẽ giúp tăng lợi tức đầu tư của bạn.

Tối ưu hóa ERP là gì?

Trước khi chúng ta tiến xa hơn. Hãy xác định những gì chúng ta muốn nói là tối ưu hóa ERP. Nói tóm lại, đây là quá trình phân tích con người, quy trình và công nghệ của bạn để xác định xem có điều gì ngăn cản bạn mở khóa hệ thống ERP đầy tiềm năng không. Đây có thể là những vấn đề mà bạn hiện đang làm việc hoặc phân tích có thể tiết lộ những thách thức mới.

Ngoài việc xác định các vấn đề gốc, tối ưu hóa ERP cũng xác định các hành động khắc phục cần thiết, cùng với việc tiết kiệm chi phí tiềm năng.

Tại sao bạn nên tối ưu hóa hệ thống ERP của mình?

Hãy xem xét những hậu quả mà bạn có thể gặp phải nếu bạn không thường xuyên đánh giá hệ thống ERP của mình. Tiếp tục với hiện trạng có thể khiến hệ thống của bạn bị trì trệ. Nó thậm chí có thể hoạt động chống lại tổ chức của bạn, vì nó không còn phản ánh trạng thái thực sự của hoạt động của bạn.

Bạn cần một giải pháp ERP mà có khả năng theo kịp tốc độ tăng trưởng của công ty bạn. Nó nên được ánh xạ tới các quy trình hiện tại của bạn và đủ mạnh để hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Tối ưu hóa ERP là cách tốt nhất để đảm bảo hệ thống ERP của bạn và các quy trình liên quan tiếp tục phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Xét cho cùng, hầu hết các lợi ích của ERP là liên quan đến kinh doanh trái ngược với công nghệ liên quan.

4 mẹo để tối ưu hóa ERP thành công

1. Phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề kinh doanh

Bạn đang gặp vấn đề với thiết lập ERP hiện tại của bạn? Người dùng có bày tỏ sự thất vọng về hệ thống Khả năng sử dụng, chức năng hoặc khả năng truy cập của hệ thống không? Thay vì cố gắng giải quyết tất cả các vấn đề cùng một lúc, điều này giúp phân chia chúng thành các loại cụ thể.

Trong hầu hết các trường hợp, các vấn đề kinh doanh liên quan đến ERP có thể bắt nguồn từ năm vấn đề chính:

• Thu thập yêu cầu ERP không đúng cách
• Thiếu tập trung vào quản lý quy trình kinh doanh
• Thiếu quản lý thay đổi tổ chức
• Mua vào điều hành thấp
• Quản lý dự án kém

Dành thời gian để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề kinh doanh của bạn bằng cách truy tìm chúng trở lại một trong năm khía cạnh này. Cho đến khi bạn biết những gì thực sự điều khiển vấn đề, có thể không thể chỉ định hành động khắc phục đúng.

Một trong những cách hiệu quả nhất để tối ưu hóa hệ thống ERP của bạn không phải thông qua cải tiến công nghệ mà thông qua quản lý thay đổi tổ chức toàn diện. Các vấn đề chấp nhận người dùng cuối mà chúng tôi đã thấy trong các cam kết phục hồi dự án ERP của chúng tôi thực sự làm nổi bật tầm quan trọng của quản lý thay đổi.

Quản lý thay đổi vượt xa đào tạo và giao tiếp của người dùng cuối. Nó cũng nên bao gồm các sản phẩm như đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức và đánh giá tác động thay đổi.

2. Theo kịp với Nâng cấp

Có một lý do mà nâng cấp phần mềm tồn tại. Các phiên bản mới này được thiết kế để khắc phục các sự cố trước đây, tăng cường khả năng hiện tại và cải thiện hiệu suất tổng thể của hệ thống ERP của bạn.

Nâng cấp cũng có thể giúp bạn:

• Giảm tổng chi phí sở hữu (TCO)
• Cải thiện năng suất người dùng
• Tuân thủ các quy định của chính phủ
• Theo kịp các tiến bộ công nghệ

Chúng tôi khuyên bạn nên nói chuyện với nhà cung cấp ERP của bạn về một gói dịch vụ ERP toàn diện. Điều này có thể giúp bạn luôn biết về các nâng cấp, cập nhật, gói dịch vụ quan trọng và hơn thế nữa.

3. Yêu cầu thay đổi tài liệu

Yêu cầu kinh doanh của bạn không phải là văn phòng phẩm, cũng không phải là thường xanh. Khi tổ chức của bạn phát triển, nhu cầu hoạt động của bạn sẽ thay đổi theo.

Nếu bạn muốn hệ thống ERP của mình đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang phát triển của mình, điều quan trọng là phải ghi lại mọi yêu cầu kinh doanh mới. Quản lý quy trình kinh doanh và tái cấu trúc quy trình kinh doanh là một số phương pháp hiệu quả nhất để thu thập các yêu cầu kinh doanh.

Bạn không chỉ có được sự hiểu biết về trạng thái hiện tại của mình, mà bạn còn có cơ hội thiết kế trạng thái tương lai của mình. Điều này giúp bạn xây dựng khả năng tổ chức thông qua các quy trình hiệu quả hơn và loại bỏ mọi chức năng không có giá trị gia tăng.

Để tìm hiểu thêm về quy trình kinh doanh, hãy xem bài đăng trên blog của chúng tôi, Làm thế nào để hệ thống ERP hợp lý hóa quy trình kinh doanh?

4. Hoàn thành những yêu cầu mới

Khi bạn biết các yêu cầu kinh doanh mới mà bạn cần hệ thống ERP của mình hỗ trợ, đã đến lúc thực hiện đánh giá công nghệ.

Một nhóm các chuyên gia tư vấn phần mềm có trình độ có thể giúp bạn phân tích các hệ thống hiện tại của bạn để xác định xem họ có khả năng đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của bạn hay không. Các chuyên gia này có thể giúp bạn xác định các cấu hình kỹ thuật có thể giúp hệ thống của bạn tăng tốc, cùng với các ứng dụng của bên thứ ba có thể giúp lấp đầy các khoảng trống và cung cấp chức năng tăng lên.

Với một nhà tư vấn không thiên vị ở bên cạnh bạn, bạn có thể thấy các yêu cầu của mình trong một khía cạnh mới và tiếp cận chúng với một thiết kế ERP rõ ràng hơn và được xác định rõ hơn.