Thất bại trong triển khai ERP: Ai là người có lỗi?

Bạn đã bắt đầu dự án ERP của mình với những kỳ vọng lớn, nhưng nó đã trật bánh ở đâu đó và bây giờ bạn đã phát sinh thêm chi phí, mất năng suất và lực lượng lao động nản lòng. Trong suốt quá trình triển khai ERP này, ai là người có lỗi?

Mặc dù nó hấp dẫn để buộc tội ngay lập tức nhà cung cấp ERP, nhà tư vấn ERP hoặc nhà tích hợp hệ thống của bạn, nhưng điều đó rất quan trọng để xem xét kỹ hơn tình hình. Có một cơ hội mà nhóm dự án của bạn có thể gánh một số trách nhiệm.

6 cách tổ chức có thể đánh dấu sự thất bại của một dự án ERP

1. Không đảm bảo tính thống nhất của đội ngũ điều hành

Đẩy mạnh việc triển khai ERP trước khi bộ C của bạn có mặt là một công thức cho thảm họa.

Một dự án ERP triển khai thành công có một nhóm các nhà điều hành tích cực và có liên quan, sẵn sàng hỗ trợ sự nghiệp của bạn bằng tiền, tài nguyên và truyền thông. Nếu không có sự hỗ trợ này, dự án của bạn có thể xì hơi trước khi hoàn thành.

Bất kỳ chuyển đổi kinh doanh nào cũng mang một lượng rủi ro đã hiểu, nhưng những rủi ro này được khuếch đại khi các giám đốc điều hành bị phân bổ sai về các mục tiêu dự án và những gì cần thiết để đạt được chúng.

2. Xây dựng một nhóm dự án không đầy đủ

Nhóm dự án ERP của bạn có bao gồm các cá nhân có thể xử lý các trách nhiệm chiến thuật của dự án ERP không? Nhiều tổ chức nhân viên nhóm dự án với các nhân viên không thể hoặc không muốn giao tiếp thay đổi cho các bộ phận riêng lẻ, nỗ lực đào tạo mũi nhọn hoặc tham gia vào quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh.

Ngay cả khi nhóm dự án của bạn đủ lớn, nó có thể không kết hợp đúng cá nhân. Nhân viên nhóm dự án của bạn với những người thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến các mối liên lạc, sự chậm trễ về năng suất và các dây dẫn chéo dẫn đến thất bại của dự án.

3. Tự động hóa không hiệu quả

Khi bạn không cải thiện các quy trình của mình trước khi chọn một hệ thống ERP, bạn có nguy cơ tự động hóa sự thiếu hiệu quả. Làm thế nào bạn có thể biết nếu bạn tập trung đầy đủ vào cải tiến quy trình? Nếu việc triển khai ERP của bạn dẫn đến việc thực hiện các lợi ích thấp hơn mong đợi, đây là một dấu hiệu cho thấy các quy trình của bạn cần được chú ý nhiều hơn.

Tự động hóa một quy trình không hiệu quả không phải lúc nào cũng làm cho nó hiệu quả hơn. Phần mềm ERP không thể sửa chữa một cách kỳ diệu sự thiếu hiệu quả như trùng lặp công việc hoặc quy trình phê duyệt phức tạp. Các quy trình này nên được cải thiện trước khi lựa chọn ERP để bạn có thể xác định xem nhà cung cấp ERP của bạn có thể hỗ trợ các quy trình được tối ưu hóa này theo cách có ý nghĩa đối với tổ chức của bạn hay không.

Khi một giải pháp ERP không thể đáp ứng yêu cầu kinh doanh của bạn, bạn có thể muốn đổ lỗi cho nhà cung cấp, nhưng thông thường, nguyên nhân là do cải tiến quy trình và thu thập yêu cầu ERP không đầy đủ.

4. Đối xử với dự án như một dự án công nghệ

Vào cuối ngày, việc triển khai ERP của bạn là một dự án kinh doanh hơn là một dự án công nghệ. Tuy nhiên, nhiều công ty dành rất nhiều sự tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật của dự án đến mức họ bỏ bê con người và các khía cạnh xử lý.

Kết quả là, dự án không đạt được lợi ích kinh doanh có thể đo lường được. (Thay thế một hệ thống lỗi thời bằng một hệ thống hiện đại trong khi vẫn đúng giờ và ngân sách không phải là một lợi ích kinh doanh.)

Một lợi ích kinh doanh thực sự là một cái gì đó giống như, Giảm thời gian chờ đợi của dịch vụ khách hàng trong ít phút. Đây là một lợi ích kinh doanh ERP phù hợp với các mục tiêu tổ chức rộng hơn, như cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Để đạt được các mục tiêu liên quan đến kinh doanh này đòi hỏi phải tập trung vào các quy trình kinh doanh và vốn nhân lực. Xét cho cùng, nhân viên của bạn là những người thực hiện các quy trình tạo ra giá trị kinh doanh, vì vậy nếu họ không trang bị đầy đủ để sử dụng hiệu quả giải pháp phần mềm ERP mới, bạn có thể mong đợi lợi ích kinh doanh ít hơn.

Trên thực tế, chúng tôi đã phát hiện ra rằng các công ty bỏ bê quản lý thay đổi tổ chức có nhiều khả năng gặp phải thất bại khi triển khai ERP.

5. Có kỳ vọng không thực tế về thời gian và chi phí

Các chi phí liên quan đến một dự án ERP có thể khó ước tính. Có nhiều hoạt động mà các tổ chức don don xem xét trả trước, và những kỳ vọng không thực tế này có thể dẫn đến chi phí bất ngờ và ngân sách vượt mức. Theo Báo cáo ERP năm 2020, các tổ chức trung bình 66% so với ngân sách và 33% so với tiến độ.

Mặc dù nhà tích hợp hệ thống hoặc nhà cung cấp của bạn có thể ước tính chính xác chi phí triển khai kỹ thuật, nhưng họ không luôn tính toán chi phí cho các yếu tố thành công, như đào tạo tùy chỉnh và giao tiếp được nhắm mục tiêu. Bạn có trách nhiệm thực hiện trách nhiệm của mình và xác định xem các ước tính chi phí của nhà cung cấp có chính xác hay không trước khi bạn đăng xuất.

6. Cho phép quá nhiều tùy chỉnh phần mềm

Ngày nay, phần mềm ERP có chức năng vượt trội, nhưng bạn vẫn có thể cần một số tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình kinh doanh nhất định liên quan đến lợi thế cạnh tranh của bạn.

Mặc dù không có gì sai với tùy biến tối thiểu, nó có thể là một dốc trơn trượt. Nhân viên có thể tiếp tục thực hiện các yêu cầu tùy biến để làm cho quá trình trở nên quen thuộc hơn và dễ học hơn.

Nếu không có cấu trúc quản trị dự án để xác định yêu cầu nào trong số những yêu cầu này làm tăng giá trị kinh doanh thực sự, dự án của bạn có thể sẽ vượt quá ngân sách và cuối cùng dẫn đến thất bại về ERP.

Triển khai dự án ERP thất bại, ai là người có lỗi?

Sẽ có lúc một nhà cung cấp phần mềm đưa ra quyết định hoặc khuyến nghị dẫn đến một dự án ERP ngoài khóa học, nhưng cuối cùng, họ có đáng trách không? Sáu yếu tố trên tiết lộ rằng thủ phạm có thể gần gũi hơn bạn nghĩ.

Nhóm nhân chứng chuyên gia ERP của chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá dự án của bạn để xác định xem bạn có thực sự phải nộp đơn kiện ERP hay không. Yêu cầu tư vấn miễn phí dưới đây để tìm hiểu thêm.

Nguồn Internet